SAP S/4 HANA - wie bereite ich mich als IT auf dieses Projekt vor?
Roadmap to S/4 für die IT
Die Entscheidung für ein SAP S/4 HANA Projekt ist ein bedeutender Schritt für jedes Unternehmen. Der Übergang von einem traditionellen SAP ERP-System zu S/4 HANA bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich. Damit das Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, muss sich die IT-Abteilung frühzeitig mit einer Vielzahl von Themen auseinandersetzen. In diesem Blogbeitrag werde ich einige der zentralen Fragen und Überlegungen durchleuchten, die die IT bei der Planung und Umsetzung eines S/4 HANA-Projektes berücksichtigen muss. Für eine komplette Betrachtung würde ein Blogbeitrag nicht ausreichen
1. Know-how: Verfügt die IT bereits über das notwendige Wissen oder muss dieses erst aufgebaut werden?
Eine der ersten Fragen, die sich die IT-Abteilung stellen muss, ist, ob sie über das erforderliche Know-how für die Durchführung eines S/4 HANA-Projekts verfügt. SAP S/4 HANA bringt zahlreiche neue Technologien und Konzepte mit sich, die möglicherweise nicht in jedem Unternehmen bereits vorhanden sind.
- Fiori: Mit der Einführung von S/4 HANA rückt SAP Fiori als die bevorzugte Benutzeroberfläche in den Mittelpunkt. Anders als das klassische SAP GUI bietet Fiori eine modernere, rollenbasierte Benutzererfahrung. Die IT muss sicherstellen, dass sie über Kenntnisse in der Anpassung und Implementierung von Fiori-Apps verfügt.
- Berechtigungen: Das Berechtigungskonzept in S/4 HANA hat sich im Vergleich zu älteren SAP-Versionen verändert. Rollen und Berechtigungen müssen angepasst werden, um sowohl die neuen Funktionen von Fiori als auch die Backend-Prozesse korrekt zu steuern.
- HANA-Datenbank: S/4 HANA basiert auf der HANA-Datenbank, einer In-Memory-Datenbanktechnologie, die speziell für Hochgeschwindigkeitsabfragen optimiert ist. IT-Mitarbeiter sollten sich mit den technischen Unterschieden und der Datenmodellierung in HANA auskennen, um die Systemlandschaft optimal zu nutzen.
- Prozessuale Änderungen in S/4: S/4 HANA bietet viele prozessuale Änderungen und Optimierungen im Vergleich zum klassischen SAP ECC. Es ist wichtig, zu verstehen, wie diese Änderungen die bestehenden Geschäftsprozesse beeinflussen und welche Anpassungen notwendig sind.
- Schnittstellen & SAP CPI: In einer vernetzten Welt sind Schnittstellen ein zentraler Bestandteil jedes SAP-Systems. SAP CPI (Cloud Platform Integration) bietet eine moderne Integrationsplattform, um Cloud- und On-Premise-Lösungen zu verbinden. IT-Abteilungen müssen entscheiden, ob sie ihre Schnittstellen mit SAP PI/PO oder mit SAP CPI betreiben wollen.
Wenn dieses Know-how nicht bereits im Unternehmen vorhanden ist, muss entschieden werden, ob Schulungen angeboten oder externe Berater hinzugezogen werden. Ein umfassender Schulungsplan für interne Mitarbeiter sowie die enge Zusammenarbeit mit erfahrenen externen Partnern können den Übergang zu S/4 HANA erheblich erleichtern.
2. On-Premise oder Cloud: Welche Betriebsart ist die richtige für mein Unternehmen?
Eine der entscheidendsten Fragen bei der Einführung von S/4 HANA ist die Wahl der Betriebsart: On-Premise, Cloud oder eine hybride Lösung. Jede Option bringt ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich.
- On-Premise: Hier behält das Unternehmen die vollständige Kontrolle über seine Systeme. Dies ist vor allem für Unternehmen mit hohen Anforderungen an die Datensicherheit und Compliance von Bedeutung. Der Nachteil sind die höheren Kosten für Hardware, Wartung und IT-Personal, die notwendig sind, um das System zu betreiben.
- Vorteile: Hohe Kontrolle über Daten und Systeme, mehr Flexibilität bei der Anpassung, kein Risiko durch externe Anbieter.
- Nachteile: Höhere Kosten für Hardware und Wartung, längere Implementierungszyklen, erfordert tiefgehendes internes Know-how.
- Cloud: Der Betrieb in der Cloud bietet den Vorteil einer schnellen Bereitstellung und einer flexiblen Skalierbarkeit. Unternehmen müssen sich jedoch darauf einstellen, weniger Kontrolle über die IT-Infrastruktur zu haben und stark auf den Serviceprovider angewiesen zu sein.
- Vorteile: Schnelle Bereitstellung, geringere Kosten für Wartung, flexible Skalierung.
- Nachteile: Weniger Kontrolle über Daten, Abhängigkeit von externen Anbietern, möglicherweise komplexe Integrationsanforderungen.
- Hybrid: Eine Mischform, bei der kritische Systeme On-Premise und weniger geschäftskritische Prozesse in der Cloud betrieben werden. Diese Lösung kann das Beste aus beiden Welten bieten, jedoch auch zusätzliche Komplexität und Integrationsaufwand mit sich bringen.
Es ist wichtig, dass die IT-Abteilung frühzeitig entscheidet, welche Betriebsart am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt, um eine langfristige, nachhaltige IT-Strategie zu entwickeln.
3. Ressourcenplanung: Welche Aufgaben übernimmt der Dienstleister und was sollte intern erledigt werden?
Ein weiteres zentrales Thema bei der Planung eines S/4 HANA-Projekts ist die Frage der Ressourcen. Während externe Dienstleister wertvolle Unterstützung bieten können, sollte das Unternehmen auch klar definieren, welche Aufgaben intern erledigt werden sollen.
- Dienstleister: Externe Berater können bei spezifischen technischen Herausforderungen, wie der Migration von Altsystemen oder der Implementierung neuer Technologien, unterstützen. Sie bringen oft spezielles Fachwissen mit, das intern nicht vorhanden ist.
- Interne Aufgaben: Prozesse, die das Geschäft direkt betreffen, sollten jedoch idealerweise intern gesteuert werden. Die Fachexperten im Unternehmen kennen die Abläufe am besten und sollten eng mit der IT zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Systeme optimal an die Geschäftsanforderungen angepasst werden.
Es ist wichtig, eine klare Rollenteilung zu definieren und frühzeitig zu planen, welche Ressourcen benötigt werden und wie die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Beratern erfolgen soll. Eine offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten ist unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden und das Projekt erfolgreich abzuschließen.
4. Frühzeitige Planung: Wann muss ich mit den Vorbereitungen beginnen?
Die Planung eines S/4 HANA-Projekts sollte frühzeitig beginnen – idealerweise mindestens 12 bis 18 Monate vor dem geplanten Start. Die Komplexität und die Auswirkungen auf alle Geschäftsbereiche machen eine detaillierte Vorbereitung unerlässlich.
- Schulung und Know-how-Aufbau: Sollten intern Schulungen notwendig sein, müssen diese bereits lange vor Projektbeginn stattfinden, um sicherzustellen, dass das Team zum Start des Projekts über das notwendige Wissen verfügt.
- Technische Vorbereitung: Die IT-Abteilung muss eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Systemlandschaft durchführen, um zu verstehen, welche Anpassungen und Modernisierungen notwendig sind.
- Fachliche Abstimmung: Parallel zur technischen Vorbereitung sollten intensive Gespräche mit den Fachbereichen geführt werden, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an das neue System klar sind.
5. Aufräumarbeiten im Altsystem: Was kann ins neue System migriert werden?
Ein wichtiger Teil der Vorbereitung auf S/4 HANA besteht darin, das bestehende Altsystem zu bereinigen. In den meisten Fällen haben Unternehmen über die Jahre eine Vielzahl von benutzerdefinierten Erweiterungen und Anpassungen entwickelt, von denen viele möglicherweise gar nicht mehr benötigt werden.
- Code-Analyse: Die IT-Abteilung sollte eine gründliche Analyse des bestehenden Codes durchführen, um festzustellen, welche Teile des Systems tatsächlich noch verwendet werden und welche entweder archiviert oder überarbeitet werden müssen. Hier können Tools wie der SAP Readiness Check wertvolle Unterstützung leisten, indem sie aufzeigen, welche Anpassungen potenziell kritisch sind und welche problemlos migriert werden können.
- Entscheidung über Neuentwicklung: Bei einigen Anpassungen mag es sinnvoller sein, sie im neuen System von Grund auf neu zu entwickeln, um von den modernen Funktionen von S/4 HANA zu profitieren, anstatt alte, möglicherweise ineffiziente Prozesse zu übernehmen.
6. Systemarchivierung: Welche Daten sollen migriert werden?
Neben dem Code sollte sich die IT auch Gedanken über die Datenarchivierung machen. Nicht alle Daten müssen in das neue System übernommen werden.
- Datenanalyse: Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, welche Daten noch relevant sind und welche archiviert oder gelöscht werden können. Dies kann die Performance des neuen Systems verbessern und die Kosten für den Betrieb senken.
- Archivierungsrichtlinien: Eine klare Strategie für die Archivierung alter Daten kann verhindern, dass unnötige Informationen das neue System belasten.
7. Wie kann die IT das Projekt steuern und nicht nur vom Fachbereich getrieben werden?
Es ist entscheidend, dass die IT-Abteilung nicht nur als ausführender Dienstleister agiert, sondern eine führende Rolle im S/4 HANA-Projekt übernimmt. Der Fachbereich mag die Anforderungen an die Geschäftsprozesse vorgeben, aber die IT muss sicherstellen, dass die technischen und architektonischen Entscheidungen so getroffen werden, dass sie langfristig sinnvoll und zukunftssicher sind.
- Frühzeitige Abstimmung: Regelmäßige Meetings zwischen IT und Fachbereichen stellen sicher, dass beide Seiten ihre Anforderungen und Möglichkeiten verstehen. Eine klare Kommunikationsstrategie und ein strukturierter Entscheidungsprozess helfen, das Projekt in die richtige Richtung zu lenken.
- Technische Roadmap: Die IT sollte eine eigene Roadmap entwickeln, die sicherstellt, dass nicht nur kurzfristige Anforderungen erfüllt werden, sondern dass auch langfristige Ziele wie Skalierbarkeit, Performance und Sicherheit im Blick behalten werden.
Fazit
Ein SAP S/4 HANA-Projekt ist eine große Herausforderung, die sowohl technisches Know-how als auch strategische Planung erfordert. Durch eine frühzeitige Vorbereitung, klare Definition der Ressourcen und Aufgaben sowie eine enge Abstimmung zwischen IT und Fachbereichen kann die IT-Abteilung eine führende Rolle übernehmen und das Projekt erfolgreich steuern.
Ich empfehle Ihnen hierzu vor dem Start des Projektes bereits die IT Vorraussetzungen zu beleuchten. Hierbei kann ich Ihnen im Rahmen von einzelnen Workshops bis hin zur Gestaltung einer kompletten Roadmap helfen. Hierbei ist es wichtig auch die IT Entscheider bis zum CIO frühzeitig zu involvieren um strategische und finanzielle Aspekte klären zu können.
